BAB I

PENGELOLAAN INFORMASI PUBLIK DINAS PERTANIAN KABUPATEN KLATEN BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Berdasarkan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik secara historis di latarbelakangi oleh bergulirnya reformasi dalam Negara Kesatuan Republik Indonesia. Reformasi yang sudah berumur satu dasawarsa telah membawa perubahan dalam sistem pemerintahan negara.. Reformasi ditandai dengan adanya tuntutan tata kelola kepemerintahan yang baik (good governance) yang mensyaratkan adanya akuntabilitas, transparansi, dan partisipasi masyarakat dalam setiap proses terjadinya kebijakan publik. Penerapan prinsip transparansi dan akuntabilitas oleh Pemerintah dalam menjalankan peran dan fungsinya sangat tergantung pada kesiapan masing-masing badan publik untuk membuka akses publik kepada informasi publik. Penerapan prinsip transparansi dan akuntabilitas juga berpengaruh sangat signifikan terhadap peningkatan kepercayaan publik terhadap Pemerintah, peningkatan kualitas demokrasi, dan peningkatan kapabilitas masyarakat. Untuk menjalankan misi good governance, Pemerintah perlu melibatkan masyarakat dalam proses pengambilan keputusan atau kebijakan publik. Keterlibatan masyarakat perlu diakomodir dengan cara mempermudah jaminan akses terhadap informasi publik dengan membuat dan mengembangkan sistem penyediaaan layanan informasi secara cepat, mudah, dan wajar sesuai dengan petunjuk teknis standar layanan informasi publik yang berlaku secara nasional dan dirumuskan dalam bentuk Pedoman Umum Sistem Penyediaan Layanan Informasi sebagaimana yang diamanatkan Undang-Undang No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik Setiap Badan Publik sebagaimana diamanatkan dalam Undang-Undang Nomor 14Tahun 2008 pasal 7 ayat 3 wajib membangun dan mengembangkan sistem informasi dan dokumentasi untuk mengelola informasi publik secara baik dan efisien sehingga layanan informasi dapat memberikan akses dengan mudah. Bahkan lebih lanjut setiap Badan Publik perlu melakukan pengelolaan informasi dan dokumentasi yang dapat menjamin penyediaan informasi yang mudah, cermat, cepat dan akurat. Dengan akan diberlakukan keterbukaan informasi publik dimana pemerintah daerah sampai sekarang belum siap mengahadapi arus informasi yang begitu gencar walupun Pemerintah Pusat sudah menetapkan semua Pemerintah Kabupaten / Kota untuk melaksanakan UU KIP no. 14 2008 disyahkan 30 Mei 2010. Berbagai alasan untuk menunda pelaksanaan Undang-Undang tersebut, sehingga terjadi pulau-pulau kecil dalam birokrasi informasi di tingkat bawah khususnya di Dinas Pertanian Kabupaten Klaten. Belum kesiapan mengahadapi arus globalisasi informasi secara transparan membuat miss komunikasi diantara satuan kerja dimasing-masing bidang. Dinas Pertanian yang terdiri dari 5 dinas antara lain Dinas Pertanian, Dinas Perkebunan, Dinas Kehutanan, Dinas Peternakan dan Dinas Perikanan merupakan implementasi dari Undang-Undang Otonomi Daerah nomor 32 tahun 2004. Dengan bersatunya dinas berdampak secara sistematis pelayanan publik sehingga jaringan informasi terputus-putus karena banyak birokrasi yang harus dilewati. Untuk maksud tersebut di atas ketersediaan instrumen pendukung pengelolaan informasi dan dokumentasi merupakan kebutuhan yang mutlak menjadi perhatian penting bagi setiap Badan Publik dan perlu dipersiapkan dalam kegiatan pra-implementasi Undang- Undang Nomor 14 Tahun 2008, mekanisme pengelolaan informasi dan dokmentasi serta prasarana dan sarana pendukung pengelolaan informasi dan dokumentasi standar minimal yang diperlukan untuk dapat memenuhi penyediaan informasi publik. B. Permasalahan Berdasarkan latar belakang diatas bahwa system pengelolaan informasi publik di Dnas Pertsanian Kabupaten Klaten masih konvensional sehingga terjadinya pulau-pulau kecil di masing-masing satuan kerja. Bagaimana Peran Dinas Pertanian dalam memberikan pelayanan informasi secara transparan dan yang terkecualikan sesuai Undang-Undang Komunikasi Informasi Publik nomor 14 tahun 2008. C. Batasan Masalah Mengingat keterbatasan waktu dan kesempatan maka penulis akan membahas tentang Pengelolaan Informasi Publik kepada masyarakat di Kabupaten Klaten khususnya masyarakat petani perikanan D. Tujuan a. Untuk mengetahui Badan Publik dalam pengelolaan Informasi di Dinas Pertanian b. Untuk mengetahui kendala-kendala yang dihadapi oleh Dinas Pertsanian E. Manfaat a. Menjadi acuan bagi setiap badan publik dalam membangun dan mengembangkan sistem penyediaan layanan informasi dan dokumentasi secara baik dan efisien sehingga dapat diakses dengan mudah dan cepat; b. Menjadi acuan bagi setiap badan publik dalam menunjang pelayanan informasi yang akuntabel dan transparan; c. Menjadi panduan pengukuran kinerja layanan informasi publik sehingga setiap badan publik dapat mengukur kinerjanya masing-masing, untuk mencapai perbaikan layanan secara berkesinambungan F. Dasar Hukum Pembuatan dan pengembangan sistem penyediaaan layanan informasi dilaksanakan berdasarkan atas: 1. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik; 2. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan; 3. Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan; 4. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik; 5. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 Tentang Otonomi Daerah. 6. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan , Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 20 Tahun 2008 7. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 187/M Tahun 2004 sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 31/P Tahun 2007; Pedoman Umum Sistem Penyediaan Layanan Informasi ini melingkupi beberapa komponen utama dalam proses penyediaan layanan informasi yang diberikan oleh Badan Publik kepada masyarakat, terdiri dari organisasi, sumber daya manusia, sarana, proses pelayanannya, konten informasi, serta biaya dan tarif. Setiap Badan Publik sebagaimana diamanatkan dalam Undang-Undang Nomor 14Tahun 2008 pasal 7 ayat 3 wajib membangun dan mengembangkan sistem informasi dan dokumentasi untuk mengelola informasi publik secara baik dan efisien sehingga layanan informasi dapat memberikan akses dengan mudah. Bahkan lebih lanjut setiap Badan Publik perlu melakukan pengelolaan informasi dan dokumentasi yang dapat menjamin penyediaan informasi yang mudah, cermat, cepat dan akurat. Untuk maksud tersebut di atas ketersediaan instrumen pendukung pengelolaan informasi dan dokumentasi merupakan kebutuhan yang mutlak menjadi perhatian penting bagi setiap Badan Publik dan perlu dipersiapkan dalam kegiatan pra-implementasi Undang- Undang Nomor 14 Tahun 2008. Pada bab ini akan disampaikan ketentuan umum dalam pengelolaan informasi dan dokumentasi, kategori informasi dan dokumentasi, mekanisme pengelolaan informasi dan dokmentasi serta prasarana dan sarana pendunkung pengelolaan informasi dan dokumentasi standar minimal yang diperlukan untuk dapat memenuhi penyediaan informasi publik.

II

KERANGKA KONSEP DAN DATA A. Kerangka Konsep (Regulasi Pusat – Daerah yang mengatur) Undang-Undang KIP menjamin serta membuka akses informasi hingga partisipasi masyarakat diharapkan akan lebih membuka proses transparansi dan keterbukaan, yang pada gilirannya akan bermuara pada akuntabilitas semua badan publik. Tiap-tiap Badan Publik memiliki tugas pokok dan fungsi dan struktur organisasi yang berbeda. Maka dari itu UU KIP memberi keleluasaan bagi Badan Publik untuk menyusun mekanisme pelayanan dan pengelolaan informasi. Pada tataran ini adanya perubahan paradigma mengenai informasi, data dan layanan menjadi tantangan Dinas Pertanian Kabupaten Klaten dalam pelaksanaan implementasi UU KIP, karena luasnya cakupan tugas pokok dan fungsi dinas, budaya organisasi pegawai negeri sipil serta tingginya ekspektasi masyarakat terhadap keterbukaan akses layanan informasi. Dalanm hal ini Dinas Pertanian Kabupaten Klaten masih menggunakan pola – pola lama atau masih konvensional sehingga informasi yang dilaksanakan melalui komunikasi interpersonal yaitu melalui rapat-rapat, diskusi di Kantor Dinas Pertanian. Hasil pertemuan kemudian di tindak lanjuti melalui Kantor cabang Unit Pelaksana Tehnik Dinas di semua wilayah Kabupaten Klaten. Dari Kantor UPTD dikoordinasikan ke semua wilayah Kecamatan baik petugas Tehnik dan Petugas Penyuluh Lapangan. Hasil tersebut untuk di lanjutkan kepada masyarakat. Sehingga informasi yang seharusnya sudah diterima masyarakat tertunda karena birokrasi menjadi terlambat. Salah satu tantangan dalam implementasi UU KIP adalah budaya organisasi badan publik yang cenderung tidak terbuka terhadap informasi. Dalam rangka implementasi UU KIP, Dinas Pertanian perlu dibentuk strategi informasi dalam pengelolaan informasi yang jelas dan effektif. Untuk menghadapi globaloisasi informasi segera menyusun rancangan pembentukan Badan Publik sebagai wadah dalam mengumpulkan data. Mengolah, memisah, menyampaikan informasi data yang diakses publik dan yang terkecualikan. Untuk menerapkan perubahan, baik strategi, struktur, proses, dan budaya. Pembentukan Badan Publik dalam mengelola informasi dari semua Bidang adalah informasi yang effektif. Bagan Sitem Pengelolaan Informasi B. DATA Pengamanan Data 1. Pengumpulan Data dan Informasi a. Identifikasi Data dan Informasi Identifikasi dilakukan untuk mendata jenis-jenis data dan informasi yang akan dikumpulkan pada level unit kerja tertentu di lingkungan Badan Publik. Kegiatan identifikasi data dan informasi dilakukan melalui fungsi-fungsi, kegiatan dan transaksi pada tiap unit kerja tersebut. Setiap fungsi melaksanakan kegiatan-kegiatan dan setiap kegiatan masing-masing melakukan transaksi yang berisi data dan informasi dalam media apapun sebagai sumber primer berupa arsip/dokumen yang tercipta dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsi unit kerja. Setelah identifikasi perlu dilakukan konfirmasi kebenaran jenis-jenis data dan informasi hasil pendataan kepada pimpinan unit kerja lokus kegiatan identifikasi data dan informasi di lingkungan Badan Publik. b. Klasifikasi Data dan Informasi Pengecekan jenis-jenis data dan informasi sesuai tugas pokok dan fungsi Badan Publik berdasarkan skema klasifikasi. Setelah pengecekan, kemudian dilakukan pengelompokan jenis-jenis data dan informasi dalam kelompok primer, sekunder dan tersier berdasarkan skema klasifikasi. Pengelompokan jenis-jenis data dan informasi sebaiknya dilanjutkan dengan penataan data dan informasi secara fisik berdasarkan kelompok primer, sekunder dan tersier pada tiap unit kerja lokus kegiatan untuk memudahkan rekapitulasi data dan informasi seluruh unit kerja di lingkungan Badan Publik. c. Rekapitulasi Data dan Informasi Tahap awal rekapitulasi data dan informasi dilakukan dengan pengecekan data dan informasi secara fisik pada tiap unit kerja dengan tetap memperhatikan pengelompokan data dan informasi berdasarkan skema klasifikasi. Rekapitulasi data dan informasi disusun sesuai urutan pengelompokan skema klasifikasi dengan hasil identifikasi data dan informasi dari setiap unit kerja. 2. Pengolahan Data dan Informasi a. Seleksi Data dan Informasi Sebelum melakukan seleksi perlu mengecek jenis data dan informasi untuk memastikan kesesuaian data dan informasi berdasarkan Formulir Rekapitulasi dan penataan fisik data dan informasi. Apabila sudah sesuai kemudian menyeleksi jenis data dan informasi berdasarkan kategori informasi dan dokumentasi sesuai kondisi, kewenangan, tugas dan fungsi yang dilakukan oleh Badan Publik. b. Validasi Data dan Informasi Validasi dan otentikasi data dan informasi dilakukan untuk menjamin bahwa dokumen yang akan disusun dalam daftar atau database data dan informasi benar, lengkap dan terpercaya. c. Entri Data dan Informasi 1) Menyiapkan sarana (perangkat komputer atau kartu ficshes) yang telah disediakan untuk proses pengolahan data dan informasi (bagi Badan Publik yang belum dapat menyediakan sarana komputer untuk entri data dapat dilakukan dengan deskripsi tiap jenis data dan informasi. 2) Menyiapkan dan membuka database sesuai kategori data dan informasi. 3) Memasukkan data dan informasi pada database sesuai elemen data dan informasi. d. Penomoran Data dan Informasi Penomoran dilakukan berdasarkan hasil entri data dan informasi dengan langkah-langkah sebagai berikut: 1) Penyortiran data dan informasi berdasarkan kesaman atau perbedaan data dan informasi menjadi satuan unit informasi dalam sistem computer atau secara manual pada masing-masing kategori data dan informasinya. 2) Pemberian identitas unit atau nomor definitif pada setiap unit informasi pada database atau daftar secara urut nomor. 3) Pemberian identitas atau penomoran definitif pada fisik data dan informasi berdasarkan nomor urut database atau daftar. e. Penyusunan Daftar Data dan Informasi Membuat back up/ print out data dan informasi menjadi daftar data dan informasi untuk disediakan secara softcopy dan/atau hardcopy. 3. Menyimpan Penyediaan Data dan Informasi a. Mengecek data dan informasi yang tercantum dalam Daftar Data dan informasi sesuai dengan fisik data dan informasinya, b. Menata fisik data dan infromasi pada sarana penyimpanan yang telah ditentukan, c. Menentukan lokasi dan menyimpan data dan informasi sesuai skema lokasi yang telah ditentukan. d. Penyediakan data dan informasi berdasarkan katergori data dan informasi yang diperlukan dan diminta publik melalui Unit Kerja Layanan Informasi.

III

BAB III ANALISA DAN PEMBAHASAN A. 1. Analisa SWOT Kompenen Kekuatan Kelemahan Peluang Ancaman SDM 1. Memiiki SDM dibidang teknologi informasi dan komunikasi . 2. PNS sebagian mampu mengoperasikan komputer dengan baik 1. Prosentase penguasaan teknologi informasi masih rendah 2. Frekuensi bimbingan teknis SDM tentang teknologi informasi masih rendah 1. Banyak sumber dan narasumber untuk proses pembelajaran di bidang teknologi informasi dan komunikasi dalam pengembangan e.goverment 1. Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi sangat pesat 2. Kurangnya penguasaan pemanfaatan teknologi informasi akan mengakibatkan tertinggal dari daerah lain Perangkat Keras 1. Semua instansi telah memiliki komputer 2. Terdapat beberapa komputer server yang memadai 1. Perawatan H/W kurang diperhatikan 2. Kebanyakan tidak punya penanggung jawab kerusakan H/W untuk pimpinan belum memadai 1. Harga H/W relatif semakin murah dan H/W mudah di up-grade 2. Komputer sudah dianggap sebagai kebutuhan standar 3. Kemampuan dan dayaguna H/W semakin canggih dan lengkap 1. Perkembangan H/W sangat pesat sehingga H/W yang ada cepat ketinggalan jaman 2. Kemajuan teknologi S/W berdampak pada kebutuhan H/W yang canggih Perangkat Lunak 1. Memiliki sistem informasi manajemen daerah 1. Beberapa pengembangan S/W masih parsial belum terintegrasi dan terpadu 1. S/W semakin mudah dipelajari (user friendly) 2. Kemampuan S/W semakin canggih 1. Perkembangan S/W sangat cepat 2. S/W mutakhir selalu menuntut H/W yang canggih Jaringan Internet 1. Seluruh instansi telah mempunyai jaringan intranet dan internet. 2. Lokasi seluruh instansi dapat terjangkau baik lewat jaringan kabel maupun wireless 1. Belum optimalnya pemanfaatan jaringan 2. Penguasaan komputer dan Internet, baik pimpinan maupun staf masih rendah 1. Teknologi jaringan sudah murah dan mudah didapat di pasaran. 2. Pengembangan aplikasi jaringan sudah lebih mudah dan cepat. 1. Investor lebih tertarik pada pemerintahan yang memanfaatkan Teknologi Informasi dan Komunikasi 2. Tuntutan penyajian informasi yang cepat dan akurat Data Informasi 1. Adanya kesadaran pentingnya data yang akurat dan terintegrasi 2. Tersedianya H/W dan S/W pemroses data 3. Tersedianya tenaga siap latih 1. Belum ada Basis Data terpadu 2. Belum ada prosedur standar penanganan data 3. Organisasi dan kelengkapan data masih belum baik (masih kesulitan dalam mencari informasi yang diperlukan) 1. Kemajuan Teknologi Informasi yang canggih dan berdayaguna 2. H/W dan S/W pemroses data semakin lengkap dan canggih 3. Banyak Pakar (penyedia jasa) di bidang pengolahan data (sistem informasi) 1. Tuntutan masyarakat tentang informasi dan pelayanan 2. Tuntutan masyarakat akan transparansi 3. Data/Informasi yang salah bisa menjerumuskan Layanan informasi 1. Prosentase penggunaan komputer dalam pelayanan masyarakat cukup 2. Tingginya keinginan masyarakat umum dan bisnis untuk mendapatkan pelayanan yang cepat dan terpadu 1. Kurangnya sosialisasi keberadaan webiste 2. Waktu update dan menanggapi kritik dan saran yang masih lama 1.Informasi layanan terpadu dapat ditingkatkan dengan layanan e-Government 1. Tuntutan masyarakat untuk memperoleh layanan yang cepat, tepat dan terpadu A.2. Matrik SWOT INTERNAL/EKSTERNAL Peluang Ancaman Kekuatan 1. Ketersediaan S/W, H/W dan jaringan yang cukup. 2. Beberapa kali ada kesempatan dalam pengembangan e.goverment K – P 1. Teknologi informasi dan komunikasi dapat mengefektifkan pelayanan kepada masyarakat 2. Ketersediaan konsultan e-Government K – A 1. Perkembangan teknologi informasi yang sangat cepat 2. Masyarakat menginginkan pelayanan yang cepat, tepat dan terpadu, serta ketersediaan informasi yang akurat dan informatif Kelemahan 1. SDM yang menguasai dan menggunakan teknologi informasi yang optimal masih rendah dan belum merata L – P Tingkatkan kemampuan SDM yang terampil dalam penggunaan teknologi informasi untuk mengefektifkan pelayanan kepada masyarakat L- A 1.SDM diberi penguasaan teknologi informasi yang terbaru 2.Hindari kesalahan distribusi dan penempatan SDM yang tidak sesuai ketrampilan untuk mengurangi dampak perkembangan teknologi informasi yang sangat cepat