II

KERANGKA KONSEP DAN DATA A. Kerangka Konsep (Regulasi Pusat – Daerah yang mengatur) Undang-Undang KIP menjamin serta membuka akses informasi hingga partisipasi masyarakat diharapkan akan lebih membuka proses transparansi dan keterbukaan, yang pada gilirannya akan bermuara pada akuntabilitas semua badan publik. Tiap-tiap Badan Publik memiliki tugas pokok dan fungsi dan struktur organisasi yang berbeda. Maka dari itu UU KIP memberi keleluasaan bagi Badan Publik untuk menyusun mekanisme pelayanan dan pengelolaan informasi. Pada tataran ini adanya perubahan paradigma mengenai informasi, data dan layanan menjadi tantangan Dinas Pertanian Kabupaten Klaten dalam pelaksanaan implementasi UU KIP, karena luasnya cakupan tugas pokok dan fungsi dinas, budaya organisasi pegawai negeri sipil serta tingginya ekspektasi masyarakat terhadap keterbukaan akses layanan informasi. Dalanm hal ini Dinas Pertanian Kabupaten Klaten masih menggunakan pola – pola lama atau masih konvensional sehingga informasi yang dilaksanakan melalui komunikasi interpersonal yaitu melalui rapat-rapat, diskusi di Kantor Dinas Pertanian. Hasil pertemuan kemudian di tindak lanjuti melalui Kantor cabang Unit Pelaksana Tehnik Dinas di semua wilayah Kabupaten Klaten. Dari Kantor UPTD dikoordinasikan ke semua wilayah Kecamatan baik petugas Tehnik dan Petugas Penyuluh Lapangan. Hasil tersebut untuk di lanjutkan kepada masyarakat. Sehingga informasi yang seharusnya sudah diterima masyarakat tertunda karena birokrasi menjadi terlambat. Salah satu tantangan dalam implementasi UU KIP adalah budaya organisasi badan publik yang cenderung tidak terbuka terhadap informasi. Dalam rangka implementasi UU KIP, Dinas Pertanian perlu dibentuk strategi informasi dalam pengelolaan informasi yang jelas dan effektif. Untuk menghadapi globaloisasi informasi segera menyusun rancangan pembentukan Badan Publik sebagai wadah dalam mengumpulkan data. Mengolah, memisah, menyampaikan informasi data yang diakses publik dan yang terkecualikan. Untuk menerapkan perubahan, baik strategi, struktur, proses, dan budaya. Pembentukan Badan Publik dalam mengelola informasi dari semua Bidang adalah informasi yang effektif. Bagan Sitem Pengelolaan Informasi B. DATA Pengamanan Data 1. Pengumpulan Data dan Informasi a. Identifikasi Data dan Informasi Identifikasi dilakukan untuk mendata jenis-jenis data dan informasi yang akan dikumpulkan pada level unit kerja tertentu di lingkungan Badan Publik. Kegiatan identifikasi data dan informasi dilakukan melalui fungsi-fungsi, kegiatan dan transaksi pada tiap unit kerja tersebut. Setiap fungsi melaksanakan kegiatan-kegiatan dan setiap kegiatan masing-masing melakukan transaksi yang berisi data dan informasi dalam media apapun sebagai sumber primer berupa arsip/dokumen yang tercipta dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsi unit kerja. Setelah identifikasi perlu dilakukan konfirmasi kebenaran jenis-jenis data dan informasi hasil pendataan kepada pimpinan unit kerja lokus kegiatan identifikasi data dan informasi di lingkungan Badan Publik. b. Klasifikasi Data dan Informasi Pengecekan jenis-jenis data dan informasi sesuai tugas pokok dan fungsi Badan Publik berdasarkan skema klasifikasi. Setelah pengecekan, kemudian dilakukan pengelompokan jenis-jenis data dan informasi dalam kelompok primer, sekunder dan tersier berdasarkan skema klasifikasi. Pengelompokan jenis-jenis data dan informasi sebaiknya dilanjutkan dengan penataan data dan informasi secara fisik berdasarkan kelompok primer, sekunder dan tersier pada tiap unit kerja lokus kegiatan untuk memudahkan rekapitulasi data dan informasi seluruh unit kerja di lingkungan Badan Publik. c. Rekapitulasi Data dan Informasi Tahap awal rekapitulasi data dan informasi dilakukan dengan pengecekan data dan informasi secara fisik pada tiap unit kerja dengan tetap memperhatikan pengelompokan data dan informasi berdasarkan skema klasifikasi. Rekapitulasi data dan informasi disusun sesuai urutan pengelompokan skema klasifikasi dengan hasil identifikasi data dan informasi dari setiap unit kerja. 2. Pengolahan Data dan Informasi a. Seleksi Data dan Informasi Sebelum melakukan seleksi perlu mengecek jenis data dan informasi untuk memastikan kesesuaian data dan informasi berdasarkan Formulir Rekapitulasi dan penataan fisik data dan informasi. Apabila sudah sesuai kemudian menyeleksi jenis data dan informasi berdasarkan kategori informasi dan dokumentasi sesuai kondisi, kewenangan, tugas dan fungsi yang dilakukan oleh Badan Publik. b. Validasi Data dan Informasi Validasi dan otentikasi data dan informasi dilakukan untuk menjamin bahwa dokumen yang akan disusun dalam daftar atau database data dan informasi benar, lengkap dan terpercaya. c. Entri Data dan Informasi 1) Menyiapkan sarana (perangkat komputer atau kartu ficshes) yang telah disediakan untuk proses pengolahan data dan informasi (bagi Badan Publik yang belum dapat menyediakan sarana komputer untuk entri data dapat dilakukan dengan deskripsi tiap jenis data dan informasi. 2) Menyiapkan dan membuka database sesuai kategori data dan informasi. 3) Memasukkan data dan informasi pada database sesuai elemen data dan informasi. d. Penomoran Data dan Informasi Penomoran dilakukan berdasarkan hasil entri data dan informasi dengan langkah-langkah sebagai berikut: 1) Penyortiran data dan informasi berdasarkan kesaman atau perbedaan data dan informasi menjadi satuan unit informasi dalam sistem computer atau secara manual pada masing-masing kategori data dan informasinya. 2) Pemberian identitas unit atau nomor definitif pada setiap unit informasi pada database atau daftar secara urut nomor. 3) Pemberian identitas atau penomoran definitif pada fisik data dan informasi berdasarkan nomor urut database atau daftar. e. Penyusunan Daftar Data dan Informasi Membuat back up/ print out data dan informasi menjadi daftar data dan informasi untuk disediakan secara softcopy dan/atau hardcopy. 3. Menyimpan Penyediaan Data dan Informasi a. Mengecek data dan informasi yang tercantum dalam Daftar Data dan informasi sesuai dengan fisik data dan informasinya, b. Menata fisik data dan infromasi pada sarana penyimpanan yang telah ditentukan, c. Menentukan lokasi dan menyimpan data dan informasi sesuai skema lokasi yang telah ditentukan. d. Penyediakan data dan informasi berdasarkan katergori data dan informasi yang diperlukan dan diminta publik melalui Unit Kerja Layanan Informasi.